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Hermann

Hermann Schmidtendorf

Leiter Technik & Büro Berlin

Fehlzeitenmanagement: Anwesenheit korreliert mit Arbeitszufriedenheit

Fehlzeiten zu managen bedeutet in erster Linie, Fehlzeiten zu reduzieren und damit die Anwesenheit im Unternehmen zu erhöhen – Hand in Hand mit einer Steigerung der Leistungsfähigkeit und -bereitschaft der Beschäftigten. Um diese Themen lösungs­orientiert anzugehen, helfen softwaregestützte Lösungen.

Gebäudereinigung und Gastronomie gehören zu den größten Arbeitgebern in der Dienstleistungsbranche. Sprachbarrieren, hohe Fluktuation und nicht zuletzt Fehlzeiten sind die größten Herausforderungen, denen sich diese Branchen ausgesetzt sehen. Nach Erhebungen der Betriebskrankenkassen (BKK) waren deutsche Arbeitnehmer im Jahr 2019 im Schnitt 18,5 Tage krankgemeldet – Hauptgründe: Muskel-Skelett-, Atemwegs- und psychische Erkrankungen. Damit ist ein Höchstwert erreicht, und das Fehlzeitenmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Zusätzlich entstehende Personalkosten durch Fehlzeiten können Unternehmen auf Dauer wirtschaftlich erheblich schaden. Zuletzt meldete das Statistische Bundesamt einen Wertschöpfungsausfall, bedingt durch krankheitsbedingte Fehlzeiten, in Höhe von rund 225 Milliarden Euro pro Jahr – neun Prozent des Bruttoinlandsprodukts. Die Folge: Die Führungskräfte auf der operativen Ebene stehen permanent unter Zeitdruck und sind damit beschäftigt, fehlende Kräfte zu ersetzen und einzuweisen. Andere wichtige Aufgaben können deshalb nicht oder nicht im erforderlichen Umfang wahrgenommen werden.

Hier setzen die Hygienefachleute von ­Visionclean aus Landshut an, die bereits seit Langem softwarege­stützte Lösungen ohne Sprachbarrieren ­entwickeln und anwenden, um den genannten Problemen insbesondere in der Gebäudereinigung entgegenzuwirken. Durch das Visualisieren von Leistungsverzeichnissen, Schulungsunterlagen und Qualitätskontrollen lassen sich das Aufgabenverständnis und die eigenverantwortliche Mitwirkung an hygienischen Reinigungsprozessen gerade von fremdsprachlichem Personal erheblich verbessern.

Aufgabenverständnis durch ­Visualisierung fördern

Bebilderte Leistungsverzeichnisse und Arbeitsanweisungen stellen sicher, dass alle wichtigen Nutzungskomponenten in den jeweiligen Raumarten fachgerecht und hygienisch einwandfrei gereinigt werden. Für den Bereich „Krankenhausreinigung – Anforderungen an die Reinigung und desinfizierende Reinigung in Krankenhausgebäuden und anderen medizinischen Einrichtungen“ wurden die Leistungsverzeichnisse an die neue DIN-Norm 13063 visuell angepasst.

Ergebniskontrollen in Raumgruppen und an Arbeitsplätzen werden mit der Visionclean Control App nach DIN EN 13549 durchgeführt und ausgewertet. Damit bei Qualitätskontrollen im Regelbetrieb möglichst wenige Fehler gefunden werden, sind regelmäßig sogenannte Prozessaudits durchzuführen, um die Reinigungskräfte in ihrer fachlichen Kompetenz zu stärken und zu bestätigen – und letztlich deren Arbeitszufriedenheit zu steigern.

Fakt ist, dass Zufrieden heit mit dem Arbeitsplatz und Anerkennung von guten Leistungen wichtige Lösungsansätze sind, um Fehlzeiten zu verringern. Wie die Auswertungen von „Rückkehrgesprächen“zeigen, weisen gut geschulte und motivierte Mitarbeiter deutlich weniger Fehlzeiten auf.

Tägliche Praxis, wenn Führungskräfte morgens ihren Dienst antreten, ist dagegen folgendes Szenario: Anrufbeantworter oder Anwesenheitslisten verraten, welche Mitarbeiter heute fehlen. Sind kurzfristig genügend Ersatzkräfte verfügbar? Kennen diese Kräfte die Aufgaben und das Arbeitsrevier der fehlenden Stammkraft? Da dies oftmals nicht der Fall ist, muss eine persönliche Begehung und Einweisung vor Ort durchgeführt werden, die mit erheblichem Zeitaufwand verbunden ist.

An dieser Stelle wäre es hilfreich, die Aufgaben inhaltlich und räumlich transparent abbilden zu können. Der digitale Revier- und Ablaufplan von Visionclean leistet hier gute Dienste: Er erfasst, benennt und bildet jedes Revier am PC ab – visuell verständlich ohne Sprachbarrieren.

Abläufe via Tablet transparent abbilden

Die meisten Vorteile bietet der Ablaufplan, wenn die Reinigungskraft am Gerätewagen ein Tablet (mit abschließbarer Halterung) verwenden kann. Bei Arbeits­beginn meldet sie sich am Gerät an und startet die erste Aufgabe, das Aufrüsten ihres Reinigungswagens. Mit einer Start- und Stopptaste kann jede Aufgabe zeitlich erfasst werden. Diese Funktion liefert Erkenntnisse zur Machbarkeit von Flächenleistungen in verschiedenen Raumgruppen und gibt Auskunft über Arbeits-, Rüst- und Wegezeiten. Sollte diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes nicht erwünscht sein, kann die Zeiterfassung im Ablaufplan durch den Administrator ausgeschaltet werden.

Wenn ein bestimmter Raum zu einer bestimmten Zeit fertiggestellt sein muss, kann dies im Ablaufplan auf der Zeitschiene berücksichtigt werden. Lässt sich ein Raum wegen Belegung nicht reinigen, kann die Reinigungskraft eine entsprechende Bemerkung aktivieren oder, falls ein Wasserhahn undicht ist, eine Wartungsmeldung versenden. Sollten keine digitalen Endgeräte nutzbar sein, steht der farbig ausgedruckte Ablaufplan der Ersatzkraft in laminierter Form zur Verfügung. Somit ist es in vielen Fällen nicht mehr erforderlich, Mitarbeiter vor Ort persönlich einzuweisen.

Der digitale Ablaufplan wird nach den folgenden ­Parametern erstellt:

Uhrzeiten (Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende),
Wochentag,
Reinigungsart (Unterhaltsreinigung, Sichtreinigung, Sonderreinigung, Wartung, Grundreinigung),
Raumart mit Nutzungskomponenten und Raumnummern,
Zeitvorgabe nach Reinigungsplan,
Tagesaktuelle Zusatzaufgaben (zum Beispiel Endreinigung bei Entlassung von Patienten),
Meldung von Wartungsbedarf, Ereignissen, Schäden.

Einsatzplanung und Reinigungsprozesse optimieren

Aus ihrer Praxiserfahrung wissen Führungskräfte, dass es sich auszahlt, einen visuell verständlichen Revier- und Ablaufplan zu erstellen. Bei der täglichen Anwendung mit einem Tablet ist es möglich, Auf wand , Wege und Flächenleistung transparent zu machen und an die jeweiligen Raumgruppen und Reinigungsverfahren anzupassen. Dies dient weniger der Kontrolle als vielmehr der sinnvollen Gestaltung der Machbarkeit und Optimierung von nachhaltigen Reinigungsprozessen.

Mit dem digitalen Ablaufplan sind alle Prozessbeteiligten branchenübergreifend in der Lage, Aufgaben und Arbeitsabläufe im Reinigungsbereich räumlich, zeitlich und inhaltlich darzustellen und zu dokumentieren. Insbesondere die Dokumentation vorgegebener Abläufe erhöht die Sicherheit in besonders vulnerablen Bereichen wie in Krankenhäusern, in denen Hygiene und Sauberkeit oberstes Gebot sind. (red/rr, Visionclean; Bild: Visionclean)

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